/ Governance

Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Op basis van de statuten kunnen uitsluitend verzekeringsondernemingen die zijn toegelaten tot de uitoefening van het verzekeringsbedrijf in Nederland, of ondernemingen waarvan het vermogen grotendeels bestaat uit aandelen in deze verzekeringsondernemingen, aandeelhouder van de Vereende zijn.
Tenminste eenmaal per jaar wordt een Algemene Vergadering van Aandeelhouders gehouden. Hier worden besluiten genomen over onderwerpen als de vaststelling van het jaarverslag, de goedkeuring van dividenduitkering en benoemingen van leden van de Raad van Commissarissen en de Directie. De Raad van Commissarissen of de Directie kan een buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders bijeenroepen.

Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen ziet toe op het beleid van de Directie en op de algemene gang van zaken. Zij staan de Directie met raad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de Vereende en al haar stakeholders. Leden worden op voordracht van de Raad van Commissarissen benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De leden van de raad hebben een zittingsperiode van vier jaar. De commissarissen treden periodiek af volgens een door de raad vast te stellen rooster. Aftredende commissarissen kunnen ten hoogste tweemaal worden herbenoemd.

Directie

De Directie is belast met de dagelijkse leiding van de vennootschap. De leden van de Directie worden op voordracht van de Raad van Commissarissen benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De voordracht geschiedt aan de hand van een door de Raad van Commissarissen opgestelde profielschets van het directieteam.
Ieder lid van het directieteam dient over daarin passende en aan de andere directieleden complementaire competenties en vaardigheden te beschikken.

Beheerste beloning

Het beloningsbeleid van de Vereende voldoet aan de eisen van de Regeling Beheerst Beloningsbeleid. De Vereende kent een marktconform honoreringsbeleid, waarbij de beloning van de directie iets beneden de mediaan van vergelijkbare functies ligt. De Directie kent geen variabele beloning. Variabele beloningen voor de medewerkers worden concreet met betrokkenen afgesproken, zijn aan toetsbare criteria gekoppeld en niet excessief.

Managementcontracten

Met Atoompool, NHT, Stichting Waarborgfonds Motorverkeer en het Nederlands Bureau der Motorrijtuigverzekeraars zijn uitbestedingsovereenkomsten gesloten. In deze uitbestedingsovereenkomsten zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Vereende als manager en uitvoeringsorganisatie beschreven. Over de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van deze rechtspersonen wordt verantwoording afgelegd aan de betreffende besturen en raden van commissarissen. De door de Vereende in verband met deze werkzaamheden gemaakte kosten worden zonder risico- of winstopslag aan de betrokken organisatie doorbelast.

Risicomanagementfunctie

Risicomanagement is het geheel aan maatregelen gericht op het identificeren van risico’s, bepalen van de risicobereidheid, nemen van beheersmaatregelen en monitoren van risico’s en naleving van procedures met het doel om te komen tot een beheerste bedrijfsvoering.
De Directie is primair verantwoordelijk voor het vaststellen, uitvoeren, monitoren en zo nodig bijstellen van het algehele risicobeheer binnen de organisatie. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het door de Directie gevoerde risicobeheer. Daarnaast keurt de Raad van Commissarissen jaarlijks, op voorstel van de Directie, de risicobereidheid van de organisatie goed. Bij uitoefening van deze toezichtrol wordt de Raad van Commissarissen geadviseerd door de risicocommissie die hiertoe uit zijn midden is gevormd.

Risicomanagement moet een onderdeel worden van de dagelijkse processen en medewerkers moeten zich bewust zijn van hun rol hierin. Om dit te verankeren zijn alle lijn- en stafmanagers verantwoordelijk voor risicobeheer, inclusief rapportages daarover, binnen hun team/afdeling. De lijn- en stafmanagers worden hierbij ondersteund door de risk officer.
De risk officer ondersteunt de lijn- en stafmanagers bij het identificeren van de risico’s, invoeren en beoordelen van beheersmaatregelen en ondersteuning van de rapportage vanuit de teams/afdelingen naar directie. De beoordeling van de beheersmaatregelen vindt plaats binnen de risicobereidheid van de individuele organisaties.

Het proces van risicobeheer wordt gekenmerkt door een drieledige aanpak: top-down en bottomup, terwijl daarnaast de risicobereidheid van de vennootschap is geformuleerd.
De top-downbenadering wordt toegepast aan de hand van het door DNB opgestelde FOCUS-protocol. Daarin worden de risico’s waaraan de Vereende bloot staat op het niveau van de vennootschap in kaart gebracht en wordt vastgesteld op welke wijze deze worden beheerst.
Bottom-up wordt per afdeling geanalyseerd welke risico’s daar kunnen worden geïdentificeerd, welke beheersmaatregelen daarop worden toegepast en welke eventuele aanvullende maatregelen nodig zijn. Deze afdelingsanalyses hebben geen bevindingen opgeleverd die aanvullend van belang zijn voor het risicoprofiel van de vennootschap als geheel. Deze afdelingsanalyses worden periodiek uitgevoerd of als concrete ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het derde element in de aanpak van het proces van risicobeheer wordt gevormd door de risicobereidheidverklaring. Hierin is de risicobereidheid gekwantificeerd. De risk officer rapporteert per kwartaal of de organisatie zich binnen de gestelde kaders ontwikkeld.

Compliance

De compliancefunctie heeft als doel het bevorderen en bewaken van een integere en beheerste bedrijfsvoering en van een goede reputatie van de Vereende. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de compliance functie liggen vast in het Compliance Charter.

De compliance officer rapporteert ieder kwartaal aan de Directie (en jaarlijks aan de Raad van Commissarissen) over de uitvoering van haar werkzaamheden. Ook rapporteert zij over onderzoeksbevindingen en incidentele situaties waarin (dreigende) niet-naleving van regels speelt of heeft gespeeld.

Actuariële functie

De Actuariële functie moet er toe bijdragen dat de Vereende financieel gezond blijft en haar financiële verplichtingen kan nakomen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de actuariële functie liggen vast in het Actuariële charter. De actuariële functie draagt zorg voor adequate actuariële modellen en methodieken en beoordeelt en toetst de technische voorzieningen. Gezien de omvang en de complexiteit van de activiteiten is deze functie uitbesteed aan Arcturus B.V.

De actuariële functie adviseert de directie over de algehele gedragslijn voor het aangaan van verzekeringstechnische verplichtingen en de adequaatheid van herverzekeringsregelingen. Zij verzorgt minimaal jaarlijks een rapportage waarin verslag wordt gedaan van de uitgevoerde taken en de resultaten daarvan. De actuariële functie rapporteert ieder kwartaal aan de Directie over de uitvoering van haar werkzaamheden.

Interne Audit

De interne auditfunctie heeft als doel het verschaffen van aanvullende zekerheid met betrekking tot de opzet, bestaan en werking van het systeem van interne beheersing en de betrouwbaarheid van de financiële en niet-financiële rapportages aan de Directie en de Raad van Commissarissen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne auditfunctie liggen vast in het Internal Audit Charter. Gezien de omvang van de organisatie heeft de Directie besloten om de uitvoering van de interne auditfunctie uit te besteden aan InAudit B.V.
De interne auditfunctie rapporteert elk kwartaal aan de Directie en de Raad van Commissarissen. In deze rapportage wordt verslag gedaan van de uitvoering van haar werkzaamheden en de stand van zaken bij de opvolging van aanbevelingen die zij zelf hebben uitgebracht. Tussentijds rapporteert zij aan de Directie over de onderzoeken en incidentele situaties waarin zij bevindingen heeft.

Bij het uitvoeren van audits en het monitoren van de opvolging van bevindingen wordt de interne auditfunctie niet beïnvloed door instructies van het management en/of de Directie.