Interview met José Thielen Compliance & Risk Officer de Vereende
Als ik bij deze rubriek een foto van je wil plaatsen, krijg ik al direct met je te maken toch? Dan moet ik voor het maken van de foto je officiële toestemming hebben. José Thielen: “ja, dat klopt.”
Uit het gesprek dat ik met José Thielen, Compliance & Risk Officer, bij de Vereende heb, blijkt dat naleven van de Wet Bescherming Persoonsgegevens slechts een heel klein onderdeel van haar takenpakket is. Daarom komt u deze keer in de rubriek ‘een kijkje in de keuken bij…’ meer te weten over wat het beroep van Compliance Officer nu precies inhoudt.
Compliance in de verzekeringsbranche bestaat 10 jaar
Het beroep van Compliance Officer is nog een relatief nieuw beroep. José: “Compliance bestaat in de verzekeringsbranche dit jaar 10 jaar. Toen op 1 januari 2007 de Nederlandse Wet op het financieel toezicht (Wft) in werking trad, werd het beroep van Compliance Officer verplicht voor verzekeraars in de branche geïntroduceerd.”
Compliance charter en compliance programma zijn termen die je kunt tegenkomen op de website van de Vereende. Wat houden deze termen precies in? José: “ik kan mij voorstellen dat deze termen kunnen overkomen als containerbegrippen. Toch vertellen ze precies wat de kaders van de functie zijn. Het Compliance Charter maakt onder andere inzichtelijk welke kwalificaties je als Compliance Officer moet hebben, welke bevoegdheden ik heb, mijn budget om mijn werkzaamheden uit te voeren en bevat de planning aan wie en hoe vaak ik rapporteer. Het Compliance Charter is eigenlijk de Curriculum Vitae van de Compliance Officer bij de Vereende. Het compliance programma is een beschrijving van de jaarlijks terugkerende activiteiten en is onderdeel van het Compliance Charter.”
Hoe heeft het Compliance beleid zich afgelopen jaren bij de Vereende ontwikkeld?
José: “10 jaar geleden was er natuurlijk nog geen Compliance-beleid. Ik heb samen met andere verantwoordelijken het beleid bij de Vereende ontwikkeld. De afgelopen jaren is Compliance gegroeid. Dat proces van groeien naar een volwassen ingebedde manier van transparant werken, startte ik door presentaties te geven aan de medewerkers over wat Compliance inhoudt.
Een programma en planning waren er al. Daarna volgde het schrijven, want de plannen moesten in beleidsstukken en informatieve stukken worden omgezet. Een van de eerste stukken waar ik mee ben begonnen, is de Gedragscode Integriteit.”
“Na 3 jaar waren alle beleidsstukken klaar en verplaatsten mijn werkzaamheden zich meer naar een meer controlerende en sturende taak binnen de organisatie. Van implementatie naar sturing en controle. Beide componenten vind ik overigens even leuk om te doen. Als we kijken naar het implementatiedeel; dat is niet statisch. Het raamwerk van niets naar iets staat, maar er wijzigt continu regelgeving. En dan moet ik in de regeltjes duiken om uit te pluizen of de wijzigingen gevolgen voor de Vereende hebben. ”
10 jaar compliance in de verzekeringsbranche; heeft het mogen baten?
José: “de invoering van compliance in de verzekeringsbranche heeft zeker geholpen. Zo worden Compliance-issues nu meer vanuit organisaties zelf aangedragen en zit de uitvoering van het beleid meer in de haarvaten van organisaties.”
“Compliance-regels en beleid in de haarvaten van je organisatie krijgen, begint met het opstellen van beleid. Daarna kan ik met de medewerkers de dialoog aangaan. Blijven praten over wenselijk gedrag is belangrijk. Medewerkers die nu nieuw bij de Vereende in dienst komen, hebben vaak bij andere organisaties al te maken gehad met een Compliance-beleid. Maar, toen 10 jaar geleden Compliance zijn intrede in de branche deed, vereiste dat een aanpassing van de toenmalige organisatie en medewerkers. Inmiddels is het naleven van bijvoorbeeld de gedragscode iets waar alle medewerkers mee bekend zijn. Denk bijvoorbeeld aan het inzichtelijk maken van intern ontvangen relatiegeschenken. Dat vloeit direct voort uit de Gedragscode Integriteit. Wat dat betreft stimuleert Compliance werken niet alleen externe transparantie, maar zeker ook de interne.”
Hoe blijf jij praten over wenselijk gedrag? José: “tools die ik daarvoor gebruik zijn de introductie van nieuwe medewerkers, maar ook door aan te schuiven in werkoverleggen. Ik houd de materie actueel binnen de organisatie. Een goede leerschool is om voorvalletjes als les te gebruiken. Dan leeft het, wordt het beleid minder abstract. En heb je de introductie gemist? Dan praat ik je over het beleid, als het moet 1 op 1, bij. Want, door medewerkers over het Compliance-beleid op de hoogte te laten blijven, creëer je draagvlak voor datzelfde beleid. Zo wordt Compliance iets van ons allemaal.”
Is een Compliance-beleid een papieren tijger?
“Ik heb geen idee of het Compliance-beleid bij andere organisaties een papieren tijger is. Dat is het zeker niet bij de Vereende. Wij nemen de uitvoering van het beleid serieus. Ik zorg er overigens ook zelf voor dat het beleid geen papieren tijger wordt. Dit doe ik door regels duidelijk te communiceren en ervoor te zorgen dat deze door zowel de organisatie als de medewerkers worden nageleefd. Een voorbeeld daarvan is dat ik absoluut niet akkoord ga met het opvragen van BKR-gegevens van een nieuwe medewerker bij een screening. Het is niet toegestaan om BKR-gegevens in een screening op te nemen en is daarom ook niet in ons beleid opgenomen. De organisatie moet ook laten zien hoe het hoort. Net zoals dat er bijvoorbeeld conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt omgegaan met portretfoto’s van de medewerkers. Compliance is daarmee niet alleen ’iets’ van de medewerkers maar zeker ook van de organisatie.”
Compliance over 10 jaar
”Compliance is een vak dat continu in beweging is. Zoals ik eerder aangaf; wijzigt er regelgeving dan ga ik uitzoeken of deze wijziging gevolgen heeft voor de Vereende op het vlak van het beleid. Kijken we naar hoe we over 10 jaar de Compliance-regels inbedden en communiceren in de organisatie? Dan is het meer iets wat we met zijn allen doen. Meer medewerkers zullen meedenken over issues die het vakgebied van Compliance raken. Een prima ontwikkeling wat mij betreft.”
Hier kunt u het compliance beleid van de Vereende lezen.